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HR Assistant Apprenticeship/ Assistant(e) RH en alternance at Mailgun

Company

Mailgun is the leading API-based email delivery service for sending, receiving, and tracking emails with efficiency and style. Our global customers include brands like Microsoft, Lyft, Etsy, Github, Johnson & Johnson and so many more. Since being founded in 2010, Mailgun has delivered innovative technologies to the email space for the benefit of technically progressive companies around the globe. We’ve even won a few awards along the way, like being recognized as one of the “Fastest Growing SaaS Companies” and being called “the highest rated solution for transactional email.”

In 2019, Mailgun furthered its initiatives by acquiring Mailjet, the premier email solution for teams to create and send emails and SMS. Together, Mailjet and Mailgun serve thousands of customers each month by building optimized email solutions, providing dedicated support, and sharing our love of funny cat memes.

Headquartered in San Antonio, Texas, with a European Headquarters in Paris, Mailgun and Mailjet currently have over 200 team members in over 10 countries and countless cities across the world.

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Mailgun est le leader en matière d’envoi d’emails via API permettant d’envoyer, de recevoir et de suivre les emails avec efficacité et style. Nos clients internationaux comprennent des marques telles que Microsoft, Lyft, Etsy, Github, Johnson & Johnson et bien d’autres encore. Depuis sa création en 2010, Mailgun a fourni des solutions technologiques innovantes dans le domaine de la messagerie électronique à destination d’entreprises innovantes du monde entier. Nous avons même remporté quelques prix en cours de route, comme le fait d’être reconnu comme l’une des “entreprises SaaS à la croissance la plus rapide” et “la solution la mieux notée pour l’email transactionnel.”

En 2019, Mailgun poursuit sa croissance en acquérant Mailjet, la première solution emailing des équipes pour que les équipes puissent collaborer ensemble et créer et envoyer des emails marketing et SMS transactionnels. Ensemble, Mailjet et Mailgun servent des milliers de clients chaque mois en construisant des solutions de messagerie optimisées et en fournissant un support dédié.

Basé à San Antonio, Texas, avec un siège européen à Paris, Mailgun et Mailjet ont actuellement plus de 200 salariés dans plus de 10 pays et d’innombrables villes à travers le monde.

Responsabilities

We are looking for an apprentice to work as a HR assistant in our Parisian offices located in the 9th arrondissement for a minimum period of 1 year from September 2021 the latest (ideally July/ August).

Under the responsibility of the European HR Manager, you will participate in the realization of various projects on a European scale (France, Spain, England, Germany) such as :

*Recruitment and onboarding newcomers :

-Taking part of the recruitment process : writing ads, sorting CVs, pre-selection through phone interviews and appointment scheduling, follow-up of applications

– Onboarding new employees following internal process

*Administrative follow-up of employees / training / employment law :

-Keeping files and personnel register up to date / hiring declarations / follow-up of absences and leaves / health insurance for employees in France and abroad

-Monitoring trial periods and medical check ups

-Coordinate employee performance review process and compensation cycles

-Provide support to employees and managers, responding to questions (benefits, company programs and policies…)

-Drafting employment contracts and amendments (English/French)

-Updating mandatory documents / legal and social watch

-Monitoring of HR KPIs and updating various tools

-Collecting training needs, creating and executing training plan, managing plan to budget, communicating with ATLAS, maintenance of HR dashboards

-Attending staff representative meetings and drafting reports

-Sustaining employee engagement (engagement surveys, employees initiatives…)

-Implementation of the new work from home policy

-Manage offboarding

*Multiple HR project management:

Being involved in various projects with the international HR team in order to harmonize processes (HRD and 5 other HR based in the US)

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Nous recherchons un(e) assistant(e) RH en alternance, basé(e) dans nos bureaux parisiens situés dans le 9 ème arrondissement pour une durée minimale de 1 an à partir de Septembre 2021 au plus tard (idéalement Juillet/ Août).

Sous la responsabilité de la Responsable RH Europe de la société, vous participerez à la réalisation de divers projets à l’échelle Européenne (France, Espagne, Angleterre, Allemagne) tels que :

*Recrutement et organisation de l’onboarding des nouveaux arrivants :

-Participation au process de recrutement : rédaction d’annonces, tri de CV, présélection téléphonique et prise de rendez-vous, suivi des candidatures

-Préparation de l’accueil des nouveaux arrivants via le process d’onboarding interne

*Suivi administratif des collaborateurs / formation/ droit social :

-Tenue des dossiers et du registre du personnel / déclarations d’embauche / suivi des absences et congés / affiliations mutuelle/prévoyance pour les salariés France et à l’étranger

-Suivi des périodes d’essai et des visites médicales

-Suivi des entretiens annuels et des augmentations

-Accompagnement des managers et des employés, répondre aux diverses questions (avantages, process…)

-Rédaction des contrats de travail et avenants (anglais/français)

-Mise à jour des documents obligatoires / veille juridique et sociale

-Suivi des KPIs RH et mise à jours des divers outils

-Récolte des besoins de formation, établissement des dossiers de prise en charge des formations auprès d’ATLAS et mise à jour des tableaux de suivi

-Participation aux réunions du CSE et rédaction des comptes rendus

-Contribuer à l’engagement des collaborateurs (sondages, initiatives pour les salariés…)

-Implémentation de la nouvelle politique de télétravail

-Gestion des départs

*Gestion de projets RH divers:

Participation à des projets divers avec l’équipe RH à l’échelle internationale afin d’harmoniser les process (DRH et 5 autres RH basés aux US).

Requirements

-You are in Master 1/2 HR, social law or business school with a speciality in Human Resources.

-You have a first experience in a company where you have led one or more HR projects in autonomy

-You are familiar with office automation tools (Excel, Powerpoint and Word)

-Very good spoken and written English is essential

-Rigorous, organized

-Good written and oral communication

-Ability to handle confidential information

-Good communication skills/team spirit

-Flexibility

-Autonomy, proactivity

-Synthetic

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-Vous êtes en Master 1/2 RH, droit social ou école de commerce avec option Ressources Humaines

-Vous avez une première expérience en entreprise où vous avez mené un ou plusieurs projets RH en autonomie

-Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Powerpoint et Word)

-Très bonne maîtrise de l’anglais (oral et écrit) indispensable

-Rigoureux(se), organisé(e)

-Bonne communication écrite et orale

-Sens de la confidentialité

-Bon relationnel / esprit d’équipe

-Flexibilité

-Autonomie, proactivité

-Esprit de synthèse

Benefits

Reasons to join us:

-Integrate a company with a young and dynamic team

-Develop your HR skills in an international environment

-Training/working on various and varied subjects that a future HR generalist will encounter.

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-Intégrer une entreprise avec des équipes dynamiques

-Apprendre les bases du métier dans un environnement international

-Se former/travailler sur des sujets divers et variés que rencontrera un(e) futur(e) généraliste RH

Benefits :

Apprenticeship of 1 year including :

-Salary in accordance with the pay grid of the collective agreement

-Full refund of the Navigo Pass

-Vouchers worth 9 € per days worked (60% employer’s contribution)

-Employer’s subsidy of 1.82€ per lunch with our meal service provider in addition to the reductions already negotiated

-Access to a catalogue of negotiated deals and a subsidy of €25 per month for activities related to culture, sports, or travel.

-Enjoyable wework spaces!

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Contrat d’apprentissage d’1 an comprenant:

-Salaire selon la grille de la convention

-Remboursement intégral du Pass Navigo

-Tickets restaurant d’une valeur de 9 € par jours travaillés (prise en charge 60% employeur)

-Abondement employeur de 1,82€ par déjeuner avec notre prestataire repas en complément de réductions déjà négociées

-Accès à un catalogue d’offres négociées et à une subvention de 25€ par mois pour les activités de votre choix (culture /sport / voyage)

-Des espaces de travail wework agréables!

Please send your CV in English, applications in French will not be considered.

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